9 Trucos útiles para trabajar con Microsoft Word

Pareciera que no hay nada más fácil que crear un documento en Microsoft Word: solo necesitas abrir el programa, escribir el texto y formatearlo. Pero, por lo general, con este enfoque uno avanza lentamente. Y el proceso se puede optimizar con unas técnicas simples.

Ideas en 5 minutos ha recopilado 9 trucos útiles que simplificarán enormemente tu trabajo en Microsoft Word y te ahorrarán tiempo.

Truco n.º 1. Usa plantillas

Microsoft Word tiene cientos de plantillas listas para usar con una variedad de diseños para todas las ocasiones. Úsalas si quieres crear:

• Un calendario

• Tarjetas de negocios

• Currículum para la búsqueda de un empleo

• Presentación de un proyecto

• Propuesta comercial

• Folletos

• Informes de progreso de un trabajo

• Menú para una cafetería o restaurante

• Invitación de boda, cumpleaños o fiesta

• Tarjetas de felicitación y más

Truco n.º 2. Desactiva la separación silábica automática

Con la ayuda de la separación silábica automática, las palabras se dividen en partes, trasladándose a la siguiente línea según las reglas de ortografía. Si necesitas deshabilitar esta función, abre la pestaña Formato (Layout) en el panel de control y selecciona Separación silábica (Hyphenation). La separación silábica está activada de forma predeterminada. Selecciona “Ninguno” (None) y la computadora ya no separará las palabras.

Truco n.º 3. Configura las tabulaciones

La tabulación es un carácter no imprimible que se utiliza para alinear texto y crear sangrías. Las tabulaciones se ingresan con la tecla Tab. Cuando la presionas, el cursor se mueve hacia la derecha según la tabulación establecida. El valor predeterminado es 1,27 cm.

Para personalizar las tabulaciones, haz clic con el botón derecho y selecciona el menú Párrafo (Paragraph). En la parte inferior, haz clic en el botón Tabulaciones (Tabs). Establece el tamaño de la sangría, su posición dentro del texto y la presencia de caracteres especiales. Entre estos últimos, generalmente se elige “Ninguno”, pero si lo deseas, puedes marcar las sangrías con puntos, líneas punteadas o una barra larga debajo.

Ahora, para comenzar un párrafo con una sangría, simplemente presiona la tecla Tab y el cursor se moverá a la posición correcta automáticamente.

Truco n.º 4. Cambia las palabras

Supongamos que estás preparando un diseño de tarjeta de presentación para imprimir. Estás utilizando una plantilla lista para usar y ahora quieres cambiar el nombre y los contactos en el documento. Puedes ingresar los datos manualmente o configurar la autocorrección.

Para hacer esto, selecciona “Reemplazar” (Replace) en el panel superior o abre el cuadro de diálogo con el comando Ctrl + H. Abre la sección “Reemplazar” (Replace) e ingresa las palabras que deseas cambiar en la línea “Buscar” (Find what) y escribe las palabras que quieres que las reemplacen en la sección “Reemplazar con” (Replace with). Luego haz clic en “Reemplazar todo” (Replace all). Después de eso, tus datos aparecerán en las líneas requeridas.

Truco n.º 5. Buscar cualquier información en el documento

Usa el comando Ctrl + F para buscar palabras o combinaciones de ellas en el documento. Esto es conveniente si el documento ocupa varias hojas y lleva mucho tiempo pasar las páginas para encontrar la información necesaria. El comando Ctrl + F simplifica el proceso y te permite encontrar lo que necesitas en poco tiempo.

Cuando ingreses el comando, se abrirá una barra de búsqueda a la izquierda. Inserta una palabra clave en ella y el programa encontrará todas sus menciones en el texto. Los resultados se mostrarán en una lista debajo de la barra de búsqueda y la palabra clave en sí se resaltará con un marcador amarillo dentro del texto.

Truco n.º 6. Cambia el formato de las letras

A veces, en el proceso de trabajo en un documento, es necesario cambiar el formato de las letras de una palabra u oración. Por ejemplo, si algo está escrito en mayúsculas y necesitas que esté en minúsculas.

Para evitar hacerlo manualmente, selecciona la palabra u oración que desees y presiona Mayús + F3. Si la palabra está en letras mayúsculas, pasará a estar en minúsculas, y cuando vuelvas a presionar el comando abreviado del teclado, solo la primera letra estará en mayúscula. Si vuelves a presionar el comando, las letras volverán a aparecer en mayúsculas.

Truco n.º 7. Acelera tu trabajo con comandos cortos

Hay muchos más comandos para acelerar tu trabajo en Microsoft Word. Estos son los más útiles:

• Ctrl + A: seleccionar todo el texto

• Ctrl + C: copia el texto seleccionado

• Ctrl + X: cortar el texto seleccionado

• Ctrl + V: pegar el texto copiado o cortado

• Ctrl + Z: deshacer la última acción

• Ctrl + E: alinea el texto en el centro

• Ctrl + B: poner el texto en negrita

• Ctrl + I: poner el texto seleccionado en cursiva

• Ctrl + U: subrayar el texto

• Ctrl + M: mover el texto un punto

• Ctrl + G: ir a una página específica del documento

• Ctrl + P: enviar el documento a imprimir

Truco n.º 8. Guarda los cambios realizados

Seguramente, al menos una vez, te ha pasado la situación de estar escribiendo un texto largo y, de repente, la computadora se congela y se reinicia. Al mismo tiempo, los cambios en el documento no se guardaron y tienes que escribir todo de nuevo. Para evitar estos problemas, configura el guardado automático en un intervalo de tiempo conveniente. Esta acción te permitirá guardar los cambios realizados a intervalos específicos y volver al documento original en caso de una falla en la computadora.

Para configurar el guardado automático, haz clic en la pestaña Archivo (File), luego en Opciones (Options) y abre la sección Guardar (Save). Marca las casillas de “Guardar automáticamente cada X minutos” y “Guardar la última versión recuperada automáticamente al cerrar sin guardar”.

Truco n.º 9. Agrega protección a los documentos

Para proteger tu documento de copias no deseadas, agrega una marca de agua de fondo. Para hacer esto, abre la pestaña “Diseño” (Design) en el panel de control y en la esquina superior derecha haz clic en “Marca de agua” (Watermark). El programa te ofrecerá elegir una de las plantillas existentes o crear tú mismo una inscripción de seguridad.

No olvides restringir el acceso para editar el documento cuando lo termines y guárdalo en modo Vista de lectura. Así los destinatarios del archivo no podrán cambiar la configuración especificada.