Cómo gestionar mejor tu tiempo

Hoy en día, es esencial aprender a gestionar tu tiempo, ya sea que estés estudiando o trabajando o si simplemente te gustaría tener un plan a seguir. No solo te ayudará a terminar tus tareas a tiempo y a alcanzar tus objetivos, sino que también te aportará otros beneficios, como lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal y reducir los niveles de estrés.

Sin embargo, puede ser un poco desafiante desarrollar buenas habilidades de gestión del tiempo. Por eso, en Ideas en 5 minutos queremos ayudarte a aprender a utilizar y organizar tu tiempo de forma más eficaz.

Qué implica la gestión de tiempo

La gestión del tiempo significa usar tu tiempo de forma intencional para ser más eficaz. Esto te ayudará a aumentar tu productividad y a tener más tiempo para actividades que te gusten y te hagan bien.

Es un proceso complejo que requiere de muchas habilidades, como:

• Planificación: debes analizar tus tareas para elaborar un calendario adecuado que sepas que vas a poder cumplir. En esta etapa, es importante organizar tu tiempo y entender cuáles son tus responsabilidades.
• Priorización: asigna distintos niveles de importancia a tus tareas. Esto implica entender cuánto tiempo te llevará cada tarea para terminar primero las que son de alta prioridad.
• Establecer objetivos: asignarte objetivos para el día te ayudará a sentirte realizado, lo que a su vez aumentará tu nivel de motivación. Al principio, puedes proponerte solo cumplir una tarea sencilla.
• Comunicación: es importante que expreses tus tareas y objetivos claramente, ya sea de forma escrita o hablada. Esto te ayudará a poner en práctica con éxito tus planes.

1. Mejora tus habilidades de planificación

Para facilitar las cosas, realiza las siguientes actividades en el orden recomendado:

• Crea una auditoría del tiempo: en primer lugar, debes entender cómo estás empleando tu tiempo. Por ejemplo: mandar un correo electrónico puede llevarte más tiempo del que crees. Puedes utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo durante una semana para analizar tus datos y darte cuenta de cuáles son las áreas que debes mejorar.
• Establece objetivos alcanzables y prioriza las tareas: la auditoría del tiempo te ayudará a identificar si necesitas mejorar tus habilidades de gestión o si tan solo estás muy atareado. Si tienes que establecer prioridades, primero deberías determinar la urgencia y la importancia de cada una de tus tareas.
• Haz una lista de tareas diarias: determina cuáles serán tus tareas del día a primera hora de la mañana o al final de tu jornada laboral. Ten en cuenta que la lista debería ser sencilla para que no te desanimes si no la llegas a completar.
• Reserva algo de tiempo adicional: Sin importar cuan bien hayas planificado tus tareas, siempre surgirá algún imprevisto. Deja algo de tiempo extra para ocuparte de eso y crea una lista aparte junto a tus tareas pendientes.

2. Establece un límite de tiempo

En esta fase debes volver a analizar tu auditoría de tiempo, pero desde un punto de vista diferente. Intenta ser más firme pero también flexible con ciertos límites de tiempo:

• En primer lugar, identifica las tareas que te llevaron más tiempo del esperado y limita su tiempo de ejecución. Esto no solo mejorará tu nivel de concentración, sino que también te ayudará a detectar cuáles son las que no están bien definidas y que te hacen perder más tiempo.
• También puedes estudiar tu flujo de trabajo si todavía no llegas a cumplir algunos plazos. Quizá tengas que empezar a asignar más tiempo a ciertas tareas para llegar a terminarlas. A su vez, elimina las actividades improductivas, como los recreos no programados.

3. Usa herramientas tecnológicas

Para organizar mejor tu tiempo, la tecnología puede ser de gran ayuda:

• Bloquea las notificaciones de tus dispositivos: puedes activar la función “no molestar” en tu computadora o smartphone cuando estés concentrado en una tarea difícil.
• Usa un software para identificar en qué estás fallando: utiliza un software de seguimiento y de gestión del tiempo para establecer horarios más realistas e identificar patrones de procrastinación.
• Minimiza las ventanas abiertas: te resultará más fácil enfocarte en un solo monitor y tener una sola ventana abierta. También puedes probar desconectarte para no recibir notificaciones si te distraen mucho.
• Organiza tu correo electrónico: esto te ayudará a agilizar la comunicación. Archiva los mensajes viejos y crea un sistema de clasificación de tus correos electrónicos, entre otras cosas.

4. Identifica tus patrones de productividad

Es importante identificar aquellos momentos del día en que eres más productivo para optimizar tu flujo de trabajo. Ten en cuenta que las personas tienen diferentes patrones de productividad a lo largo del día, es decir, algunos son más eficientes temprano por la mañana, mientras que otros rinden más después del almuerzo.

• Consejo: para ser más eficiente, programa las tareas más sencillas para los momentos de baja productividad (es decir, tareas más rápidas o fáciles que requieran menos esfuerzo).

5. Prueba algunas estrategias rápidas de gestión del tiempo

Es probable que te lleve algo de tiempo mejorar cómo gestionas tu tiempo e incorporar estos nuevos consejos. Por lo tanto, prueba a empezar de a poco siguiendo estos pasos:

• Ordena tu espacio de trabajo: el desorden visual puede provocar desorden mental, así que evita acumular papeles y objetos innecesarios para que te sea más fácil concentrarte en tus tareas.
• Enfócate en las tareas más rápidas: algunas tareas solo toman unos minutos, como corregir un error tipográfico o enviar un archivo por correo electrónico, así que puedes hacerlas entre reuniones para disponer de más tiempo para los trabajos más complejos.
• Agrupa las tareas similares: intenta agrupar las tareas similares para ser más productivo y tardar menos tiempo.
• Evita hacer muchas cosas al mismo tiempo: estar constantemente cambiando de una tarea a otra suele provocar un esfuerzo mental adicional y agotamiento. En su lugar, concentra toda tu atención en terminar una sola tarea a la vez para lograr una mayor concentración.