Cómo gestionar mejor tu tiempo
Hoy en día, es esencial aprender a gestionar tu tiempo, ya sea que estés estudiando o trabajando o si simplemente te gustaría tener un plan a seguir. No solo te ayudará a terminar tus tareas a tiempo y a alcanzar tus objetivos, sino que también te aportará otros beneficios, como lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal y reducir los niveles de estrés.
Sin embargo, puede ser un poco desafiante desarrollar buenas habilidades de gestión del tiempo. Por eso, en Ideas en 5 minutos queremos ayudarte a aprender a utilizar y organizar tu tiempo de forma más eficaz.
Qué implica la gestión de tiempo
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La gestión del tiempo significa usar tu tiempo de forma intencional para ser más eficaz. Esto te ayudará a aumentar tu productividad y a tener más tiempo para actividades que te gusten y te hagan bien.
Es un proceso complejo que requiere de muchas habilidades, como:
- Planificación: debes analizar tus tareas para elaborar un calendario adecuado que sepas que vas a poder cumplir. En esta etapa, es importante organizar tu tiempo y entender cuáles son tus responsabilidades.
- Priorización: asigna distintos niveles de importancia a tus tareas. Esto implica entender cuánto tiempo te llevará cada tarea para terminar primero las que son de alta prioridad.
- Establecer objetivos: asignarte objetivos para el día te ayudará a sentirte realizado, lo que a su vez aumentará tu nivel de motivación. Al principio, puedes proponerte solo cumplir una tarea sencilla.
- Comunicación: es importante que expreses tus tareas y objetivos claramente, ya sea de forma escrita o hablada. Esto te ayudará a poner en práctica con éxito tus planes.
1. Mejora tus habilidades de planificación
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Para facilitar las cosas, realiza las siguientes actividades en el orden recomendado:
- Crea una auditoría del tiempo: en primer lugar, debes entender cómo estás empleando tu tiempo. Por ejemplo: mandar un correo electrónico puede llevarte más tiempo del que crees. Puedes utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo durante una semana para analizar tus datos y darte cuenta de cuáles son las áreas que debes mejorar.
- Establece objetivos alcanzables y prioriza las tareas: la auditoría del tiempo te ayudará a identificar si necesitas mejorar tus habilidades de gestión o si tan solo estás muy atareado. Si tienes que establecer prioridades, primero deberías determinar la urgencia y la importancia de cada una de tus tareas.
- Haz una lista de tareas diarias: determina cuáles serán tus tareas del día a primera hora de la mañana o al final de tu jornada laboral. Ten en cuenta que la lista debería ser sencilla para que no te desanimes si no la llegas a completar.
- Reserva algo de tiempo adicional: Sin importar cuan bien hayas planificado tus tareas, siempre surgirá algún imprevisto. Deja algo de tiempo extra para ocuparte de eso y crea una lista aparte junto a tus tareas pendientes.
2. Establece un límite de tiempo
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En esta fase debes volver a analizar tu auditoría de tiempo, pero desde un punto de vista diferente. Intenta ser más firme pero también flexible con ciertos límites de tiempo:
- En primer lugar, identifica las tareas que te llevaron más tiempo del esperado y limita su tiempo de ejecución. Esto no solo mejorará tu nivel de concentración, sino que también te ayudará a detectar cuáles son las que no están bien definidas y que te hacen perder más tiempo.
- También puedes estudiar tu flujo de trabajo si todavía no llegas a cumplir algunos plazos. Quizá tengas que empezar a asignar más tiempo a ciertas tareas para llegar a terminarlas. A su vez, elimina las actividades improductivas, como los recreos no programados.
3. Usa herramientas tecnológicas
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Para organizar mejor tu tiempo, la tecnología puede ser de gran ayuda:
- Bloquea las notificaciones de tus dispositivos: puedes activar la función “no molestar” en tu computadora o smartphone cuando estés concentrado en una tarea difícil.
- Usa un software para identificar en qué estás fallando: utiliza un software de seguimiento y de gestión del tiempo para establecer horarios más realistas e identificar patrones de procrastinación.
- Minimiza las ventanas abiertas: te resultará más fácil enfocarte en un solo monitor y tener una sola ventana abierta. También puedes probar desconectarte para no recibir notificaciones si te distraen mucho.
- Organiza tu correo electrónico: esto te ayudará a agilizar la comunicación. Archiva los mensajes viejos y crea un sistema de clasificación de tus correos electrónicos, entre otras cosas.
4. Identifica tus patrones de productividad
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Es importante identificar aquellos momentos del día en que eres más productivo para optimizar tu flujo de trabajo. Ten en cuenta que las personas tienen diferentes patrones de productividad a lo largo del día, es decir, algunos son más eficientes temprano por la mañana, mientras que otros rinden más después del almuerzo.
- Consejo: para ser más eficiente, programa las tareas más sencillas para los momentos de baja productividad (es decir, tareas más rápidas o fáciles que requieran menos esfuerzo).
5. Prueba algunas estrategias rápidas de gestión del tiempo
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Es probable que te lleve algo de tiempo mejorar cómo gestionas tu tiempo e incorporar estos nuevos consejos. Por lo tanto, prueba a empezar de a poco siguiendo estos pasos:
- Ordena tu espacio de trabajo: el desorden visual puede provocar desorden mental, así que evita acumular papeles y objetos innecesarios para que te sea más fácil concentrarte en tus tareas.
- Enfócate en las tareas más rápidas: algunas tareas solo toman unos minutos, como corregir un error tipográfico o enviar un archivo por correo electrónico, así que puedes hacerlas entre reuniones para disponer de más tiempo para los trabajos más complejos.
- Agrupa las tareas similares: intenta agrupar las tareas similares para ser más productivo y tardar menos tiempo.
- Evita hacer muchas cosas al mismo tiempo: estar constantemente cambiando de una tarea a otra suele provocar un esfuerzo mental adicional y agotamiento. En su lugar, concentra toda tu atención en terminar una sola tarea a la vez para lograr una mayor concentración.