Cómo organizar tu día

Cuando se acumulan varias cosas a la vez y se agregan nuevas tareas durante el día, es fácil confundirse y olvidar hacer algo importante. Las formas sencillas de organizar tu jornada laboral te ayudarán a tomar el control de las cosas y no perderte nada.

Ideas en 5 minutos ha preparado una descripción general de 6 técnicas de planificación populares. Para ellas necesitarás un bolígrafo y una agenda de papel o una aplicación para teléfono inteligente.

1. Horario

El horario sirve si entregas el trabajo a una hora determinada, tienes reuniones frecuentes o trabajas con clientes.

Por ejemplo, eres un psicólogo y recibes a 3 clientes todos los días: a las 12:00, 14:00 y 16:00. Además, escribes artículos para una revista temática y un blog sobre tu profesión. El primero lo haces antes del inicio de la cita médica a las 10:00, y el segundo, al final de la jornada laboral, a las 17:00. A las 13:00 almuerzas, y a las 15:00 haces los trabajos administrativos.

Necesitarás una agenda con fechas con líneas divididas por horas. Anota en ellos las tareas del trabajo y reuniones a un horario específico. Dicho horario se puede elaborar con semanas de antelación y saber siempre cuándo hay tiempo libre para los clientes.

2. Lista de tareas

Una lista simple de tareas pendientes sirve si realizas tareas típicas todos los días sin un horario fijo.

Puedes hacer una simple lista numerada de tareas pendientes u ordenarlas por prioridad, de la más importante a la menos importante.

También se puede dividir tareas complejas en componentes. Por ejemplo, eres un periodista. Tu tarea es escribir un artículo. Parece complicado, no está claro por dónde empezar, y quieres posponer el trabajo hasta el final. Pero si divides la tarea en subtareas (buscar fuentes, elaborar un esquema de artículo, desarrollar los puntos 1, 2 y 3, elegir ilustraciones, chequear la ortografía y enviar), ya no parece tan difícil.

3. El método de Stephen Covey

El consultor de gestión estadounidense Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva propuso su sistema de planificación de un día, basado en una lista de tareas. Según Covey, todas las tareas deben dividirse en:

  • urgentes e importantes (proyectos para los que se vence el plazo, asuntos urgentes, resolución de crisis, disputas y conflictos);
  • urgentes y no importantes (reuniones de rutina, actividades sociales, revisión de documentos, algunas llamadas entrantes);
  • no urgentes e importantes (planificación de nuevos proyectos, evaluación de resultados, establecimiento de cooperación);
  • no urgentes y no importantes (chequear el correo electrónico y las redes sociales, entretenimiento, tomar té con colegas).

De acuerdo con la metodología de Covey, las tareas urgentes e importantes deben hacerse primero, los asuntos urgentes y no importantes deben transferirse a aquellos para quienes son importantes, para dedicar el tiempo de trabajo principal a asuntos importantes y no urgentes, y rechazar los asuntos no urgentes y no importantes.

4. Método “Tres tareas”

El método “Tres tareas” sirve si tienes muchas tareas actuales, algunas de las cuales no son urgentes. La esencia del método es seleccionar solo 3 tareas cada día a las que dedicarás todo tu tiempo de trabajo.

Por ejemplo, trabajas como programador y tu lista de tareas del día se ve así:

  • Reunirse con el cliente y discutir un nuevo proyecto
  • Testear el nuevo editor de código que recomendaron los colegas
  • Escribir para el blog sobre un proyecto anterior
  • Testear y enviar parte del código del proyecto actual
  • Planificar el trabajo en un nuevo proyecto
  • Ver capacitación en programación

Primero, debes analizar la lista de tareas y resaltar las que vencen el día que estás planificando. En nuestro ejemplo, estas son una reunión con un cliente y entrega de una parte del código. No se puede pasar estas tareas a otro día. De las tareas restantes, debes resaltar la más importante, que es necesaria o interesante para hacer hoy. Por ejemplo, planificar el trabajo en un nuevo proyecto. El resto de las tareas no parecen urgentes y se puede reprogramarlas para los días más libres.

5. Método “1-3-5”

El método “1-3-5” sirve si tienes muchas tareas, la mayoría de las cuales no pueden ser eliminadas de la lista o pospuestas para más adelante.

El método es bastante simple: primero, planifica la tarea más importante que debe ser resuelta hoy sí o sí. Luego agrega otras 3 tareas, de mediana importancia y urgencia. Al final, coloca 5 pequeñas tareas que puedes completar después de las tareas principales. Así, durante el día, puedes lograr hacer 9 cosas.

La técnica Pomodoro

La técnica desarrollada en la década de 1980 por el estudiante Francesco Cirillo sirve para aquellos que tienen 1-2 tareas típicas durante el día. El método ayuda a no perder la concentración, a tomar descansos en el trabajo monótono y a completarlo a tiempo. El nombre proviene del temporizador de cocina en forma de tomate utilizado por el autor del método. La técnica es simple:

  1. Selecciona una tarea.
  2. Configura el temporizador en 25 minutos.
  3. Concéntrate tanto como sea posible en la tarea y trabaja hasta que se acabe el tiempo.
  4. Tómate un descanso de 5 minutos.
  5. Repite 3 veces los pasos 2 a 4 y haz una pausa de 15 a 30 minutos.
  6. Si es necesario repite el ciclo grande desde el principio.
Compartir este artículo